Ryzyko podatkowe nie pojawia się wyłącznie wtedy, gdy przedsiębiorstwo świadomie podejmuje agresywne działania podatkowe. Może powstać również w wyniku nieprawidłowego obiegu dokumentów, błędnego zaksięgowania transakcji, braku aktualnej procedury albo niewłaściwej wymiany informacji pomiędzy działami. Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa rośnie liczba zdarzeń, które mogą mieć konsekwencje podatkowe. Dlatego ograniczanie ryzyka powinno opierać się na systematycznej kontroli danych oraz procesów. Jednym z elementów takiego systemu może być audyt finansowy. Trzeba jednak pamiętać, że badanie sprawozdania finansowego nie jest tym samym co audyt podatkowy. Jeżeli celem firmy jest szczegółowa ocena poprawności rozliczeń CIT, VAT czy innych obowiązków podatkowych, potrzebny jest odpowiednio ukierunkowany przegląd.

Artykuł sponsorowany

Czym jest ryzyko podatkowe?

Ryzyko podatkowe można rozumieć jako możliwość powstania negatywnych konsekwencji wskutek nieprawidłowego rozliczenia podatku lub niewykonania obowiązku podatkowego. Konsekwencją może być konieczność korekty rozliczenia, zapłaty zaległości i odsetek albo prowadzenia sporu z organem. Dla właściciela przedsiębiorstwa istotne jest również ryzyko operacyjne. Duża korekta podatkowa może wpłynąć na płynność, wyniki oraz czas pracy zarządu i działu finansowego.

Wiele nieprawidłowości powstaje nie dlatego, że pracownicy nie znają przepisów, ale dlatego, że proces nie dostarcza im odpowiednich informacji. Przykładem może być transakcja zawarta przez dział sprzedaży, której nietypowe warunki nie zostały odpowiednio wcześnie przekazane księgowości. Innym przypadkiem jest zmiana sposobu świadczenia usługi bez analizy konsekwencji podatkowych. Dlatego zarządzanie ryzykiem podatkowym wymaga współpracy księgowości z innymi obszarami przedsiębiorstwa. Szczególnej uwagi wymagają zazwyczaj transakcje nietypowe, zagraniczne oraz realizowane z podmiotami powiązanymi. Ryzyko może również wiązać się z ustalaniem momentu ujęcia przychodów i kosztów, rozliczaniu VAT, wykorzystywaniu ulg czy dokumentowaniu określonych zdarzeń. Ważne są także obowiązki raportowe i ewidencyjne.

Audyt finansowy a ryzyko podatkowe

Audyt finansowy koncentruje się przede wszystkim na sprawozdaniu finansowym. Podczas badania analizowane są jednak również procesy i dane, które mogą mieć związek z podatkami. Oznacza to, że audyt może pomóc zidentyfikować określone sygnały ryzyka, lecz nie należy utożsamiać go z kompleksowym audytem podatkowym. Podczas badania sprawozdania mogą pojawić się pytania dotyczące podatku dochodowego, podatku odroczonego, rezerw, zobowiązań lub określonych transakcji. Analiza może także zwrócić uwagę na niespójności pomiędzy dokumentacją a zapisami księgowymi. Takie obserwacje są cennym sygnałem dla zarządu. Nie oznaczają jednak, że wszystkie rozliczenia podatkowe zostały poddane szczegółowej kontroli.

Jeżeli celem przedsiębiorstwa jest ocena prawidłowości rozliczeń konkretnych podatków, bardziej adekwatnym narzędziem jest audyt podatkowy albo przegląd rozliczeń. Jego zakres można zaprojektować bezpośrednio wokół CIT, VAT, cen transferowych lub innego obszaru uznanego za istotny. Audyt finansowy odpowiada przede wszystkim na pytania dotyczące sprawozdania finansowego. Przegląd podatkowy powinien natomiast odpowiadać na pytanie, gdzie istnieje ryzyko związane z zastosowaniem przepisów podatkowych.

Jak działa przegląd rozliczeń podatkowych?

Skuteczny przegląd nie powinien ograniczać się do sprawdzenia kilku deklaracji. Celem jest ustalenie, czy sposób powstawania i przetwarzania danych zapewnia odpowiednią jakość rozliczeń. Pierwszym obszarem jest porównanie deklarowanych wartości z księgami oraz dokumentacją źródłową. Można w ten sposób sprawdzić, czy określone kategorie transakcji zostały ujęte konsekwentnie i czy firma posiada dokumenty uzasadniające przyjęty sposób rozliczenia. Szczególnego znaczenia nabierają transakcje o wysokiej wartości lub nietypowym charakterze.

Błąd może powstać nawet przy prawidłowych zasadach księgowania, jeżeli informacja dociera do działu finansowego zbyt późno. Dlatego przegląd powinien obejmować również przepływ danych. Warto sprawdzić, kto podejmuje decyzje, kto ocenia ich konsekwencje podatkowe i kto zatwierdza rozliczenie. Sam raport wskazujący nieprawidłowości ma ograniczoną wartość, jeżeli firma nie zmieni procesu, który doprowadził do ich powstania. Dlatego istotnym rezultatem przeglądu powinny być rekomendacje. Mogą obejmować korektę określonych rozliczeń, zmianę procedur, dodatkowe kontrole albo przypisanie odpowiedzialności konkretnym osobom.

Kiedy warto wykonać przegląd podatkowy?

Przegląd może być przeprowadzany regularnie, ale szczególną wartość ma w okresach podwyższonego ryzyka. Najlepszym momentem na identyfikację błędu jest okres, w którym przedsiębiorstwo nadal może spokojnie go przeanalizować i podjąć odpowiednie działania. Dlatego firma nie powinna traktować audytu podatkowego wyłącznie jako reakcji na rozpoczęcie kontroli. Podejście prewencyjne daje więcej czasu na zebranie dokumentacji i ocenę możliwości działania.

Procesy zaprojektowane dla przedsiębiorstwa wykonującego kilkaset operacji miesięcznie mogą przestać działać po kilkukrotnym wzroście wolumenu. Wtedy nawet mały procent błędów zaczyna oznaczać znaczącą liczbę nieprawidłowych transakcji. Wzrost przedsiębiorstwa powinien więc oznaczać również rozwój kontroli podatkowych i księgowych.

Sprzedaż spółki, pozyskanie inwestora, połączenie albo inna reorganizacja może ujawnić historyczne ryzyka. Potencjalny inwestor będzie chciał wiedzieć, czy wraz z przedsiębiorstwem nie przejmuje problemów dotyczących poprzednich okresów. Wcześniejszy przegląd pozwala właścicielowi poznać te obszary przed rozpoczęciem negocjacji. Odejście głównego księgowego albo przebudowa działu finansowego to moment, w którym część wiedzy o historycznych rozliczeniach może zostać utracona. Przegląd przeprowadzony w okresie przejściowym pozwala uporządkować otwarte kwestie i przygotować dokumentację dla nowego zespołu.

Jak systemowo ograniczać ryzyko podatkowe?

Jednorazowy audyt finansowy pomaga zidentyfikować stan na określony moment. Nie zastępuje jednak bieżącego systemu kontroli. Największą wartość daje połączenie okresowej weryfikacji ze sprawnymi procesami wewnętrznymi. Nie każdy obszar musi być sprawdzany z taką samą częstotliwością. Firma może wskazać transakcje o największej wartości lub największym stopniu skomplikowania i objąć je częstszą kontrolą. Pozwala to skoncentrować zasoby tam, gdzie potencjalne konsekwencje są największe.

Procedura podatkowa powinna odpowiadać na praktyczne pytania. Kto ocenia nietypową transakcję? Kiedy należy zaangażować doradcę? Kto sprawdza kompletność dokumentacji? Jak przekazywane są informacje pomiędzy sprzedażą, zakupami i księgowością? Jeżeli odpowiedzi na te pytania nie są jasne, ryzyko błędu rośnie. Dane podatkowe coraz częściej powstają bezpośrednio w systemach księgowych i operacyjnych. Oznacza to, że kontrola podatkowa nie może być prowadzona w całkowitym oderwaniu od jakości danych źródłowych. Przegląd księgowości, sposobu konfiguracji systemu i procedur raportowania może więc stanowić ważną część ograniczania ryzyka.

Ryzykiem podatkowym trzeba zarządzać przed kontrolą

Audyt finansowy może ujawnić określone problemy związane z danymi lub procesami, ale nie zastępuje specjalistycznego przeglądu podatkowego. Firma, która chce skutecznie ograniczać ryzyko, powinna połączyć kilka elementów: rzetelną księgowość, okresowe przeglądy, właściwą dokumentację i jasno określone procedury. Najważniejszym celem nie jest stworzenie przedsiębiorstwa, w którym nigdy nie powstanie żaden błąd. Jest nim zbudowanie systemu, który pozwoli taki błąd możliwie szybko wykryć, ocenić oraz naprawić.